DOCUMENTE DE RAPORTARE PENTRU MONITORIZARE

La finalizarea fiecărui Program de lucru (etapă), coordonatorul va prezenta conform termenului de predare din eşalonarea plăţilor, în vederea monitorizării activităţii desfăşurate, următoarele documente:


1. Raportul de activitate însoţit de documentaţia specifică care susţine realizarea etapei;
   
   
2. Procesul verbal de avizare internă;
   
   
3. Devizul postcalcul cumulat pe etape şi devizul postcalcul cumulat pe partenerii de la etapa curentă ambele documente fiind întocmite de contractor, devizul postcalcul pe etapă însoţit de nota pentru fundamentarea regiei (pentru contractor şi pentru fiecare partener). Nota va conţine justificarea procentului aplicat pentru determinarea cheltuielilor de regie, metoda de calculaţie şi criteriul de repartizare a cheltuielilor indirecte;
   
   
4. Centralizatorul cheltuielilor efectuate (pentru contractor si pentru fiecare partener);
   
   
5. Fisa de cont conform devizului postcalcul pentru etapa prezentată;
   
   
6. Cerere de plată pentru decontarea etapei;
   
   
7. Copia ordinului(elor) de plata pentru activităţile partenerilor din etapa anterioară.

Conţinutul acestor documente este prezentat în continuare:


1. Raportul de activitate se întocmeşte pe formularele prezentate. Documentaţia specifică care susţine realizarea etapei (raport de cercetare, documentaţie tehnică, documentaţie de execuţie, documentaţie de exploatare, prezentare produs / tehnologie / serviciu, fişa tehnica, buletine de încercări etc.) va fi prezentată ca anexă la raportul de activitate. Documentaţia specifică va include, în anexă, documentaţiile realizate de către ceilalţi parteneri din contract, inclusiv a cofinanţatorului.
   
   
2. Raportul de cercetare-dezvoltare. se intocmeste conform documentelor prezentate
   
   

Anual vor fi întocmite Rapoarte de activitate care vor prezenta activităţile desfăşurate şi vor fi însoţite de devize postcalcul care vor totaliza cheltuielile efectuate în perioada raportată.


3. Procesul verbal de avizare internă trebuie sa fie semnat, în mod obligatoriu şi de cofinanţator(i).
   
   
4. Rubrica din deviz, pentru partenerul(ii), care primeşte bani de la buget, va fi completata de către contractor, pe baza devizului(lor) semnat de reprezentantul legal, contabilul şef (directorul economic) şi de responsabilul de lucrare, iar cea privind cheltuielile efectuate de cofinanţator se completează de către contractor pe baza unui deviz întocmit şi semnat de către cofinanţator. Devizul partenerului(lor) si a cofinanţatorului se anexează la devizul postcalcul al etapei.
   
   
5. Dacă se fac realocări în perioada unei etape (maxim 15% din valoarea de la buget), se întocmeşte o notă prin care se specifică articolul din buget de unde se iau sau se adaugă sumele realocate. Nota va fi semnată de Directorul de proiect.
   
   
6. La salarii nu se decontează de la buget ore suplimentare, sporuri, premii sau alte adaosuri.
   
   
7. Pentru fiecare unitate implicată în realizarea etapei, Centralizatorul costurilor salariale va fi urmat de fundamentarea manoperei, iar centralizatoarele de cheltuieli materiale, servicii cu terţii, dotări vor fi urmate de copii după facturi şi/sau bonuri fiscale în ordinea în care sunt trecute în centralizatoare.


În cazul Centralizatoarelor costurilor salariale se va avea în vedere recomandarea anterioară, privind cotele pentru contribuţii.

Aceleaşi tipuri de centralizatoare (anexate), pe tipuri de cheltuieli, vor fi întocmite şi prezentate şi din partea cofinanţatorului (lor) semnate de reprezentantul legal, contabilul şef (directorul economic) şi de responsabilul de lucrare.


8. În conformitate cu prevederile art. 141 al.2 lit.a din Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal referitoare la scutirea de taxă pe valoarea adăugată, fără drept de deducere la decontarea lucrărilor pe facturi, se va menţiona "TVA nedeductibil" cu semnătura serviciului economic şi ştampila.
   
   Dacă unitatea conform codului unic de înregistrare deduce TVA, calculul în devize se va face fără TVA (deci nu se va mai înscrie "TVA nedeductibil" pe facturi).
   
   
9. Fişa de cont se va completa pe formular tipizat (Fişa de cont pentru operaţii diverse, cod 14-5-7 1/12 XI, Ed.1992) şi va fi semnată de reprezentantul legal al contractorului, contabilul şef (directorul economic) şi de conducătorul (directorul) de proiect.
   
   
10. La prezentarea documentelor necesare monitorizării programului de lucru (etapa) se vor prezenta şi copia(ile) ordinului(elor) de plată prin care s-a realizat plata activităţilor partenerilor care au de primit bani de la buget, pentru etapa anterioară, conform contractului încheiat.
    
    
11. Nota de fundamentare a regiei nu va fi insotita de documente justificative.

19 noiembrie 2005